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Microsoft Teams : l’outil par excellence de collaboration

Microsoft Teams : l’outil par excellence de collaboration
Microsoft 365 Teams est plus qu’un outil de messagerie destinée aux entreprises : c’est un espace de travail pour la collaboration et la communication en temps réel, les réunions, le partage des fichiers, etc. Plusieurs fonctionnalités sont regroupées dans un même endroit, ouvert et accessible à tous. C’est en quelque sorte le point central de toutes les applications Microsoft.

 

Depuis son lancement, Teams est l’application qui profite de la croissance la plus rapide de l’histoire de Microsoft. En effet, plus de 115 millions d’utilisateurs¹ dans le monde entier l’adoptent chaque jour.

 

Si vous travaillez avec Teams, vous découvrez probablement au quotidien de nouvelles manières de l’utiliser. Et si vous ne l’employez pas encore, voici 6 raisons d’envisager de passer à Teams dès maintenant.

 

1. Plus qu’une simple fonctionnalité de clavardage

 

Vous pouvez utiliser la fenêtre de messagerie dans Teams pour mener des conversations rapides avec vos collègues, bien sûr. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là.

 

Besoin de partager un fichier? Envoyez-le en pièce jointe par la fonctionnalité de clavardage (chat), puis passez simplement un appel vocal ou utilisez la visioconférence avec votre collègue pour discuter du fichier, et ce, dans la même fenêtre. Vous pouvez aussi planifier une réunion sans quitter le clavardage. Grâce à l’intégration de la fonctionnalité de clavardage à d’autres produits Microsoft tels que OneNote et Office, plus besoin de jongler avec les applications pendant votre conversation. Tout est prévu dans cette fonctionnalité.

 

2. Avant, pendant et après dans Meetings

 

Il vous est parfois difficile de tout préparer pour une réunion? L’ordre du jour se trouve dans un courriel, les actions validées, dans un fichier Excel? Et où est cette note que vous deviez revoir avant l’appel?

 

Meetings dans Teams simplifie les rencontres virtuelles. Dès que la réunion est créée, vous pouvez bavarder avec les participants au sujet de l’ordre du jour et partager les fichiers que vous devez leur soumettre, tout en gardant un œil sur les notes et les tâches à faire. Vous pouvez même consulter la liste des participants – internes et externes – invités pour savoir qui assistera à la rencontre.

 

L’enregistrement de la réunion est disponible dans le même onglet immédiatement après la rencontre. De cette façon, si vous étiez absent, vous pourrez toute de même écouter l’enregistrement et prendre connaissance des notes et des actions validées plus tard.

 

3. Moins de courriels, plus de conversations ciblées

 

Fini les fils de discussion interminables qui comportent des messages souvent envoyés en réponse à tous. Quelqu’un a besoin de partager un fichier avec vous ou de vous poser une question brève? La messagerie est conçue pour cela!

 

Vous perdre dans vos courriels appartient au passé, puisque Teams accueille désormais vos conversations de façon structurée.

 

Il est simple de créer des canaux accessibles à tous afin que les collègues sachent où collaborer. En adoptant des noms de canaux clairs, chacun connaîtra la teneur des conversations dans l’un ou l’autre et saura lequel utiliser.

 

Et si un des membres de l’équipe a besoin de notifier son collègue lors d’une discussion, il peut le faire en tapant @nomducollègue. Ce dernier saura que son attention est requise, car un point rouge apparaîtra sur l’icône dans la barre des tâches.

 

4. Collaboration et communication améliorées

 

Grâce à l’intégration étroite de Teams dans Office 365, vous n’avez pas besoin de changer d’application quand vous devez collaborer sur un document. Vous pouvez créer un document Word, Excel ou PowerPoint dans Teams, le partager avec vos collègues, puis le corédiger, facilement et efficacement.

 

Fini l’envoi de versions par courriel et la confusion qui s’ensuit. Vous pouvez ajouter des commentaires et des tâches à faire, et discuter du document avec vos collègues depuis la même interface.

 

5. Téléphonie Teams

 

Teams offre la possibilité de lancer et de recevoir des appels. Plus besoin du traditionnel téléphone de bureau! La téléphonie IP est totalement intégrée. Voici quelques possibilités offertes :

  • Tenir des conférences téléphoniques
    Elle permet les discussions de groupe avec les membres de l’équipe tout comme avec des gens de l’extérieur de l’organisation. Par exemple, si trois collègues échangent entre eux sur l’offre d’un fournisseur et qu’ils ont besoin de précisions, ils peuvent inclure le représentant du fournisseur à leur groupe de discussion, qu’il utilise un cellulaire ou une ligne fixe.
  • Orienter les appels
    Avec Teams, il est possible de mettre en place des messages automatisés que l’appelant peut activer par la voix ou à l’aide de son clavier téléphonique (RVI : réponse vocale interactive) pour être dirigé vers un membre de l’organisation ou une équipe en particulier (ventes, service, soutien ou autre).

 

  • Recevoir ses messages vocaux par courriel
    À l’aide de la reconnaisse vocale, les messages laissés sur la boîte vocale sont automatiquement convertis en texte et envoyés par courriel. Efficace… et drôle! Cette fonctionnalité manque cependant de maturité en langue française mais il est quand même possible de saisir le but du message sans en faire l’écoute.

 

  • Télétravail
    Le fait d’unifier les communications traditionnelles avec Teams amène une mobilité totale qui s’inscrit parfaitement dans un contexte de télétravail hybride ou à temps plein.

 

6. Restez connecté partout, tout le temps.

 

En déplacement, vous pourriez vouloir être joignable en tout temps et avoir accès à vos applications et documents. Grâce à l’application mobile Teams, tout est à portée de main. Vous pouvez facilement utiliser le clavardage pour répondre à vos messages ou participer à des conversations, ou encore pour rejoindre des réunions en un clic et poursuivre vos collaborations. Ainsi, même en dehors du bureau, vous restez entièrement connecté.

 

Des possibilités infinies

 

Saviez-vous que vous pouvez intégrer des applications à Teams afin d’optimiser vos opérations? Dans un prochain numéro nous explorerons l’univers des applications disponibles dans Windows Store qui s’intègrent à Teams ainsi que celui des solutions personnalisées qui peuvent y être incorporées. Nous partagerons avec vous les résultats de projets réalisés.

 

 

1 Statistiques, donnée d’octobre 2020

 

 

 

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Depuis son lancement, Teams est l’application qui profite de la croissance la plus rapide de l’histoire de Microsoft. En effet, plus de 115 millions d’utilisateurs¹ dans le monde entier l’adoptent chaque jour.

 

Si vous travaillez avec Teams, vous découvrez probablement au quotidien de nouvelles manières de l’utiliser. Et si vous ne l’employez pas encore, voici 6 raisons d’envisager de passer à Teams dès maintenant.

 

1. Plus qu’une simple fonctionnalité de clavardage

 

Vous pouvez utiliser la fenêtre de messagerie dans Teams pour mener des conversations rapides avec vos collègues, bien sûr. Mais les avantages ne s’arrêtent pas là.

 

Besoin de partager un fichier? Envoyez-le en pièce jointe par la fonctionnalité de clavardage (chat), puis passez simplement un appel vocal ou utilisez la visioconférence avec votre collègue pour discuter du fichier, et ce, dans la même fenêtre. Vous pouvez aussi planifier une réunion sans quitter le clavardage. Grâce à l’intégration de la fonctionnalité de clavardage à d’autres produits Microsoft tels que OneNote et Office, plus besoin de jongler avec les applications pendant votre conversation. Tout est prévu dans cette fonctionnalité.

 

2. Avant, pendant et après dans Meetings

 

Il vous est parfois difficile de tout préparer pour une réunion? L’ordre du jour se trouve dans un courriel, les actions validées, dans un fichier Excel? Et où est cette note que vous deviez revoir avant l’appel?

 

Meetings dans Teams simplifie les rencontres virtuelles. Dès que la réunion est créée, vous pouvez bavarder avec les participants au sujet de l’ordre du jour et partager les fichiers que vous devez leur soumettre, tout en gardant un œil sur les notes et les tâches à faire. Vous pouvez même consulter la liste des participants – internes et externes – invités pour savoir qui assistera à la rencontre.

 

L’enregistrement de la réunion est disponible dans le même onglet immédiatement après la rencontre. De cette façon, si vous étiez absent, vous pourrez toute de même écouter l’enregistrement et prendre connaissance des notes et des actions validées plus tard.

 

3. Moins de courriels, plus de conversations ciblées

 

Fini les fils de discussion interminables qui comportent des messages souvent envoyés en réponse à tous. Quelqu’un a besoin de partager un fichier avec vous ou de vous poser une question brève? La messagerie est conçue pour cela!

 

Vous perdre dans vos courriels appartient au passé, puisque Teams accueille désormais vos conversations de façon structurée.

 

Il est simple de créer des canaux accessibles à tous afin que les collègues sachent où collaborer. En adoptant des noms de canaux clairs, chacun connaîtra la teneur des conversations dans l’un ou l’autre et saura lequel utiliser.

 

Et si un des membres de l’équipe a besoin de notifier son collègue lors d’une discussion, il peut le faire en tapant @nomducollègue. Ce dernier saura que son attention est requise, car un point rouge apparaîtra sur l’icône dans la barre des tâches.

 

4. Collaboration et communication améliorées

 

Grâce à l’intégration étroite de Teams dans Office 365, vous n’avez pas besoin de changer d’application quand vous devez collaborer sur un document. Vous pouvez créer un document Word, Excel ou PowerPoint dans Teams, le partager avec vos collègues, puis le corédiger, facilement et efficacement.

 

Fini l’envoi de versions par courriel et la confusion qui s’ensuit. Vous pouvez ajouter des commentaires et des tâches à faire, et discuter du document avec vos collègues depuis la même interface.

 

5. Téléphonie Teams

 

Teams offre la possibilité de lancer et de recevoir des appels. Plus besoin du traditionnel téléphone de bureau! La téléphonie IP est totalement intégrée. Voici quelques possibilités offertes :

  • Tenir des conférences téléphoniques
    Elle permet les discussions de groupe avec les membres de l’équipe tout comme avec des gens de l’extérieur de l’organisation. Par exemple, si trois collègues échangent entre eux sur l’offre d’un fournisseur et qu’ils ont besoin de précisions, ils peuvent inclure le représentant du fournisseur à leur groupe de discussion, qu’il utilise un cellulaire ou une ligne fixe.
  • Orienter les appels
    Avec Teams, il est possible de mettre en place des messages automatisés que l’appelant peut activer par la voix ou à l’aide de son clavier téléphonique (RVI : réponse vocale interactive) pour être dirigé vers un membre de l’organisation ou une équipe en particulier (ventes, service, soutien ou autre).

 

  • Recevoir ses messages vocaux par courriel
    À l’aide de la reconnaisse vocale, les messages laissés sur la boîte vocale sont automatiquement convertis en texte et envoyés par courriel. Efficace… et drôle! Cette fonctionnalité manque cependant de maturité en langue française mais il est quand même possible de saisir le but du message sans en faire l’écoute.

 

  • Télétravail
    Le fait d’unifier les communications traditionnelles avec Teams amène une mobilité totale qui s’inscrit parfaitement dans un contexte de télétravail hybride ou à temps plein.

 

6. Restez connecté partout, tout le temps.

 

En déplacement, vous pourriez vouloir être joignable en tout temps et avoir accès à vos applications et documents. Grâce à l’application mobile Teams, tout est à portée de main. Vous pouvez facilement utiliser le clavardage pour répondre à vos messages ou participer à des conversations, ou encore pour rejoindre des réunions en un clic et poursuivre vos collaborations. Ainsi, même en dehors du bureau, vous restez entièrement connecté.

 

Des possibilités infinies

 

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